BIEDRĪBAS “SABIEDRĪBA PAR ATKLĀTĪBU – DELNA” ZIŅOJUMS PAR REZULTĀTIEM AR COVID-19 SAISTĪTO VALSTS CENTRALIZĒTO IEPIRKUMU UZRAUDZĪBAI
No 2020. gada 21. aprīļa līdz 15. jūnijam Delna kā neatkarīgs novērotājs uzraudzīja ar Covid-19 saistīto valsts centralizēto iepirkumu veikšanu. Šajā laikā Delna piedalījās 14 Aizsardzības ministrijas (AM) darba grupu sēdēs un 7 Valsts aizsardzības militāro objektu un iepirkumu centra (VAMOIC) iepirkumu komisijas sēdēs un vērtēja 10 iepirkumu procesus, no kuriem sešos iepirkumos Delna bija klāt no to uzsākšanas brīža un varēja piedalīties iepirkumu komisijās. Delnas mērķis bija uzraudzīt ārkārtējās situācijas centralizēto iepirkumu procedūru, ievērojot labas pārvaldības principus un normatīvajos aktos noteikto.
Uzraudzību veica Delnas juriste Zane Zvirgzdiņa. Delna no AM nesaņēma finansējumu iepirkumu uzraudzībai, bet visu darbu veica pro bono (bez maksas). Delnas iesaiste iepirkumu uzraudzībā bija iespējama pateicoties organizācijas individuālajiem ziedotājiem.
GALVENIE SECINĀJUMI
1. Iepirkumos, kuros Delna bija klāt no uzsākšanas brīža:
1.1. atsevišķos gadījumos, AM darba grupai sevišķi vienojoties, Delna novēroja atkāpes no pieņemtās iepirkumu algoritma procedūras.
1.2. Delna, atbilstoši pieejamajai informācijai, nekonstatēja iepirkumu veikšanas algoritma procedūras pārkāpumus, kam būtu tieša negatīva ietekme uz iepirkuma rezultātiem (nav informācijas, ka atkāpes būtu radījušas negatīvas sekas).
2. Līdz 2020. gada 9. jūnijam atsevišķām preču kategorijām nebija pilnvērtīgi izstrādāta kārtība, kādā nodrošināt preču kvalitātes pārbaudi, pieņemot piegādātās preces.
3. Delna identificēja vairākus apgrūtinājumus centralizēto iepirkumu veikšanai, kā arī to pilnvērtīgai uzraudzībai, piemēram, problēmas uzraugam saņemt savlaicīgu un pilnīgu informāciju par organizētajiem iepirkumiem, piekļuve daļai dokumentu tikai klātienē Aizsardzības ministrijas telpās.
Vērtējot pilsoniskās sabiedrības uzraudzību kā efektīvu līdzekli valsts pārvaldes atklātības un atbildīguma veicināšanai, kā arī līdzekli iespējamo pārkāpumu prevencijai, Delna ir apkopojusi ieteikumus, kas būtu ņemami vērā, organizējot pilsoniskās sabiedrības uzraudzību nākotnē. Ieteikumi ietverti šī ziņojuma beigās.
NOTIKUMU KALENDĀRS
2020. gada 12. martā Ministru kabinets izdeva rīkojumu Nr. 103 “Par ārkārtējās situācijas izsludināšanu” (turpmāk – MK Rīkojums), izsludinot visā valstī ārkārtējo situāciju ar mērķi ierobežot Covid-19 izplatību.
Ar 2. aprīļa grozījumiem MK Rīkojumā paredzēja individuālo aizsarglīdzekļu un dezinfekcijas līdzekļu centralizēto iepirkumu veikšanu, tostarp uzdeva Aizsardzības ministrijai koordinēt ražotāju un tirgotāju iesaisti, Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienestam (VUGD) uzturēt institūciju prioritāro vajadzību sarakstu, Valsts aizsardzības militāro objektu un iepirkumu centram (VAMOIC) centralizēti veikt iepirkumus atbilstoši institūciju prioritāro vajadzību sarakstā noteiktajam preču apjomam u.c.
Lai nodrošinātu MK Rīkojuma izpildi, 3. aprīlī Aizsardzības ministrs izdeva pavēli Nr. 60-P, ar ko tika izveidota valsts centralizēto rezervju iepirkumu darba grupa individuālo aizsardzības līdzekļu un dezinfekcijas līdzekļu iepirkumu procesa uzraudzībai un koordinācijai (turpmāk – AM darba grupa), kurā tika iekļauti 14 dalībnieki no dažādām institūcijām, t. sk. Aizsardzības ministrijas, VAMOIC, NBS. Dalībai AM darba grupas sēdēs tika piesaistīts ar VUGD pārstāvis.
20. aprīlī Aizsardzības ministrijas pārstāvji attālināti tikās ar Delnas pārstāvjiem un mutiski vienojās par centralizēto iepirkumu veikšanas uzraudzību.
21. aprīlī Delna pirmo reizi piedalījās AM darba grupas sēdē kā novērotājs.
30. aprīlī starp Aizsardzības ministriju un Delnu rakstveidā tika noslēgts sadarbības līgums par centralizēto iepirkumu veikšanas uzraudzību, ar ko Delnai tika noteiktas tiesības kā novērotājam piedalīties visās procesu stadijās, kas noteiktas iepirkumu veikšanas kārtības ārkārtas situācijā sadarbības algoritmā (5-9.lpp.), tostarp piedalīties AM darba grupas sanāksmēs un VAMOIC iepirkumu komisijas sēdēs, kā arī paredzēta piekļuves nodrošināšana visai iepirkumu dokumentācijai.
Ar 11. maiju Delnai tika nodrošināta dalība VAMOIC iepirkumu komisiju sēdēs.
9. jūnijā beidzās valstī izsludinātā ārkārtējā situācija – spēku zaudēja MK Rīkojums, vienlaicīgi pārtraucot ar to doto deleģējumu centralizēto iepirkumu veikšanai.
15. jūnijā notika pēdējā AM darba grupas sanāksme.
UZRAUDZĪBAS METODOLOĢIJA
Delna atsaucās Aizsardzības ministrijas uzaicinājumam, lai sekmētu atklātību, godīgu konkurenci un efektīvu valsts līdzekļu izlietošanu cīņā ar Covid-19. Delnas mērķis bija uzraudzīt ārkārtējās situācijas centralizēto iepirkumu procedūru, ievērojot labas pārvaldības principus un normatīvajos aktos noteikto.
MK Rīkojumā papildus deleģējumam par individuālo aizsarglīdzekļu un dezinfekcijas līdzekļu centralizēto iepirkumu veikšanu, 4.14. punktā tika noteikts, ka atsevišķām iestādēm, tostarp Aizsardzības ministrijas resoram, ir atļauts nepiemērot Publisko iepirkumu likumu iegādēm (precēm un pakalpojumiem), kas nepieciešamas Covid-19 uzliesmojuma izplatības ierobežošanai, ārstniecībai un šo pasākumu organizēšanai. Tāpēc, veicot centralizēto rezervju iepirkumus, netika piemērots Publisko iepirkumu likums un tajā noteiktās procedūras, bet gan Aizsardzības ministrija izveidoja iepirkumu veikšanas kārtības ārkārtas situācijā sadarbības algoritmu, lai nodrošinātu efektīvu starpinstitucionālo sadarbību valsts centralizēto rezervju iepirkumu veikšanai. Atbilstoši starp Delnu un Aizsardzības ministriju noslēgtajam sadarbības līgumam, Delna uzraudzīja iepirkumu atbilstību algoritmā paredzētajai procedūrai. Delna nevērtēja iesniegtos piedāvājumus pēc būtības un neizvēlējās komersantus, ar ko slēgt līgumus.
UZRAUDZĪBAS REZULTĀTI
Atbilstība algoritma procedūrai
Kopumā vērtējams, ka iesaistītās institūcijas darbojās savu kompetenču ietvaros, Delna nenovēroja būtiskas atkāpes no algoritmā noteiktās procedūras. (Detalizētu katras algoritmā iesaistītās iestādes kompetenci un darbības atbilstību procedūrai skatīt pievienotajā tabulā, 7-10.lpp.) Centralizēto iepirkumu veikšanu manāmi ietekmēja ārējie faktori, tostarp situācija visā pasaulē – apgrūtinātas piegādes, jo sevišķi no Ķīnas (piemēram, transporta organizēšana un aizņemtība), mainīgas preču cenas, ko ietekmēja strauji mainīgā situācija, līdzīgu preču pieprasījums visā pasaulē, kā arī lokāli – mainīgie prioritāšu jeb nepieciešamo IAL apjomu saraksti, lielie apjomi un steidzamība, kādā tie nepieciešami. Vērtējot iepirkumus kopumā, nav iespējams konstatēt, ka kādas iegādes organizācija un rezultāti būtiski neatbilstu tirgus situācijai vai vispārējām iespējām.
Novērtējams, ka AM darba grupa un VAMOIC iepirkumu komisija konsekventi ievēroja izstrādātos pretendentu atlases kritērijus: piegādes laiks, piegāžu drošība, pieejamie produkcijas apjomi, izmaksas, kvalitāte un atbilstība tehniskajām prasībām. Minētie kritēriji kopumā nodrošināja, ka iepirkumu procesā ne tikai formāli tiek izvēlēts pretendents ar viszemāko norādīto cenu, bet, ka tiek izvēlēti pretendenti, kas patiešām spēs apsolīto piegādāt vajadzīgajos apjomos un iespējami īsākā laikā.
Kā viens no pozitīviem faktoriem, kas izrietēja no algoritma, vērtējams – vairāku institūciju savstarpējā uzraudzība. Atbilstoši MK Rīkojumam un AM algoritmam nepieciešamos prioritāšu sarakstus un tehniskās specifikācijas izstrādāja VUGD, AM atlasīja sākotnējos pretendentus, kas atbilda kritērijiem, VAMOIC veica iepirkumus, dokumentācijas atbilstību uzraudzīja VI un PTAC. Tādējādi vairākas institūcijas varēja savstarpēji uzraudzīt un papildināt viena otras darbu un novērst potenciālos pārkāpumus, piemēram, ka tehniskās specifikācijas varētu tikt pielāgotas vienam pretendentam. To apliecina arī lielais pretendentu skaits iepirkumos, kā arī apstāklis, ka par uzvarētajiem tika atzīti savstarpēji nesaistīti uzņēmumi, lai nodrošinātu lielo pieprasījuma apjomu. Līdz ar to, kaut arī netika piemērots Publisko iepirkumu likums, kas paredz ārēju uzraudzības mehānismu, vērtējams, ka centralizēto iepirkumu algoritms nodrošināja iestāžu savstarpējo “četru acu principu”, kas veicina godprātību lēmumu pieņemšanā.
Atkāpes no algoritma procedūras:
Delna konstatēja trīs gadījumus, kad netika ievērota iepirkumu veikšanas kārtības ārkārtas situācijā sadarbības algoritmā noteiktā procedūra:
1. Dezinfekcijas līdzekļu iegāde Spānijas karalistei pēc Ārlietu ministrijas pieprasījuma. Konkrētais iepirkums nebija saistīts ar centrālo rezervju nodrošināšanu, kā arī pieprasījums netika iekļauts VUGD prioritāšu sarakstā, bet gan nāca no Ārlietu ministrijas, veicot starptautisko diplomātisko sadarbību. Arī tehnisko specifikāciju sagatavoja nevis VUGD, bet Spānijas pārstāvniecība. Kaut arī piegādātājs tika izvēlēts no sākotnēji Aizsardzības ministrijas apkopotā piegādātāju saraksta, kā arī līgumu ar piegādātāju slēdza VAMOIC, netika izsludināts iepirkums un konkrētajā gadījumā dezinfekcijas līdzekļu iegāde tika veikta, piegādātāju saskaņojot ar Spānijas pārstāvniecību Latvijā. 05.2020. tika noslēgts līgums ar SIA “KVADRO” par dezinfekcijas līdzekļu piegādi Spānijai.
2. Cimdu iegāde – VAMOIC izsludinātajā iepirkumā par individuālo aizsardzības līdzekļu iegādi, kurā vienā no daļām bija paredzēts iegādāties cimdus (nesterilus, nepūderētus), neviens piegādātājs ar atbilstošu dokumentāciju nebija pieteicies, tomēr steidzami, jo sevišķi vidusskolas eksāmenu norisei, bija nepieciešams piegādāt cimdus, savukārt jaunu iepirkumu nebija vairs laika izsludināt. Tāpēc iegāde tika veikta AM darba grupai, tostarp VAMOIC pārstāvjiem, vienojoties e-pastu sarakstē – AM apkopoja vietējos uzņēmumus, kam cimdi varētu būt noliktavā, VAMOIC sazinājās ar uzņēmumiem, saņēma arī PTAC akceptu par dokumentācijas atbilstību, saņēma AM darba grupas saskaņojumu un noslēdza līgumu par cimdu piegādi. 06.2020. tika noslēgti līgumi ar SIA “DEPO DIY” par medicīnisku, vienreizlietojamu cimdu (nesterili, nepūderēti, 2 190 400 gab.) iegādi un ar SIA “Recipe Plus” par medicīnisku, vienreizlietojamu cimdu (nesterili, nepūderēti, 160 000 gab.) iegādi.
3. Higiēnisko masku iepirkums – piemērots Publisko iepirkumu likums. Pirms higiēnisko masku iepirkuma izsludināšanas kļuva zināms, ka, visticamāk, pēc 9. jūnija ārkārtējo situāciju vairs nepagarinās, kas nozīmētu AM darba grupas un VAMOIC deleģējuma veikt iepirkumus, nepiemērojot Publisko iepirkumu, izbeigšanos, VAMOIC jau savlaicīgi izsludināja higiēnisko masku iepirkumu Elektroniskajā iepirkumu sistēmā, piemērojot likuma, nevis izņēmuma noteikumus.
Informācijas aprites problēmas
Delnai tika nodrošināta iespēja piedalīties visās AM darba grupas sēdēs kopš 2020. gada 21. aprīļa. Pēc 21. aprīļa darba grupas AM NAIPD pārstāvji nodrošināja Delnas iepazīstināšanu ar visām procedūrām, paredzēto kārtību, katras iestādes kompetencēm, kā arī iepazīstināja ar savu darbu un veidotajiem atbilstošo pretendentu sarakstiem. Tomēr uzraudzības laikā atsevišķa informācija un dokumenti Delnai tika sniegti tikai pēc rakstveida pieprasījuma, nereti – ne visā pieprasītajā apjomā. Bija gadījumi, kad Delnai bija problēmas savlaicīgi saņemt informāciju, kas būtiski ierobežoja uzraudzības darbu, piemēram:
- Ar visiem AM NAIPD gatavotajiem dokumentiem tika nodrošināta iespēja iepazīties tikai klātienē Aizsardzības ministrijas telpās, atsevišķi dokumenti tika saņemti un ar tiem bija iespējams iepazīties elektroniskā formātā.
- Ar AM darba grupu tika panākta vienošanās par Covid-19 e-pastu kopiju sūtīšanu Delnas pārstāvei (“cc”). Tomēr Delnai ir pamats uzskatīt, ka šo vienošanos nepildīja visi darba grupas locekļi, un patiesais darba grupas locekļu savstarpējās komunikācijas apjoms bijis lielāks un tās saturs Delnai palicis nezināms.
- Delna netika informēta par sūdzībām, kas tika saņemtas par iepirkumiem. Atbilstoši AM sniegtajai informācijai, līdz 2020. gada 15. jūnijam tika saņemtas septiņas sūdzības.
Delna saņēma vienu pieprasījumu no tiesībaizsardzības iestādes sniegt informāciju, kādas funkcijas Delna kopš 2020. gada 30. aprīļa veic centralizēto iepirkumu, kas saistīti ar individuālo aizsardzības līdzekļu iegādi, uzraudzībā, kā arī informēt, vai Delna ir konstatējusi pārkāpumus vai ierosinājusi atsevišķas pārbaudes saistībā ar veiktajiem centralizētajiem iepirkumiem, uz ko sniedza atbildi pēc būtības.
Detalizētu informāciju par katru ārkārtas iepirkumu veikšanas algoritma posmu un sadarbību ar tajā iesaistītām atsevišķām iestādēm skatīt pievienotajā tabulā.
REKOMENDĀCIJAS IEPIRKUMU UZRAUDZĪBAI NĀKOTNĒ
Pilsoniskās sabiedrības iesaiste iepirkumu uzraudzībā ir vērtējama kā efektīvs līdzeklis valsts pārvaldes atklātības un atbildīguma veicināšanai, kā arī preventīvs līdzeklis iespējamo pārkāpumu novēršanā. Vienlaicīgi ir jāņem vērā, ka valsts institūcijām, kvalitatīva uzraudzības procesa veikšanai, ir jārada mehānisms, kā nodrošināt novērotāju ar visu nepieciešamo informāciju, nevis tikai formālu piekļuvi dalībai sanāksmēs. Delna ir apkopojusi ieteikumus, kas būtu ņemami vērā, organizējot pilsoniskās sabiedrības uzraudzību nākotnē – gan veicot uzraudzību ārkārtējā situācijā, nepiemērojot Publisko iepirkumu likumu, gan arī piesaistot sabiedrības pārstāvjus pašvaldību vai citu institūciju veikto publisko iepirkumu uzraudzībai:
- Lai nodrošinātu visaptverošu, profesionālu un kvalitatīvu sabiedrības veiktu uzraudzību, nepieciešams radīt profesionālu uzraudzības mehānismu, tostarp radot sabiedrības pārstāvjiem vai pilsoniskās sabiedrības organizācijai iespējas saņemt neatkarīgu finansējumu uzraudzības veikšanai, nevis paļaujoties uz brīvprātības jeb pro bono principu. Tas nepieciešams, lai organizācija spētu segt speciālistu darba laika izmaksas. Lai novērotājs pēc būtības spētu izsekot visam iepirkumu ciklam un notikumiem, būtu klātesošs visās sanāksmēs, izvērtētu visus dokumentus un spētu kvalitatīvi un atbildīgi veikt darbu, būtu nepieciešams, ka pilsoniskās sabiedrības organizācija uzraudzības darbam norīko vairākus (vismaz divus) darbiniekus, kas kopā varētu katru mēnesi veltīt ievērojamu stundu skaitu (Covid-19 iepirkumu uzraudzībā Delna ieguldīja vairāk nekā 150 darba stundas, nepiedaloties piegāžu pieņemšanās).
- Proaktīva informācijas sniegšana: iepirkumu veicējam būtu pienākums nodrošināt novērotājam tieši to pašu informāciju un dokumentus tādā pašā apjomā, kā iepirkumu komisijas locekļiem. Tikai saņemot informāciju pilnā apjomā, ir iespējams veikt pilnvērtīgu un kvalitatīvu uzraudzību. Pretējā gadījumā nav iespējams novērtēt, vai secinājums “pārkāpumi netika novēroti” ir pamatots – vai pārkāpumi netika pieļauti vai arī novērotājam nebija iespējas tos konstatēt informācijas trūkuma dēļ.
- Piekļuve informācijai un dokumentiem jānodrošina “reāllaikā” – uzreiz, tāpat kā institūciju pārstāvjiem, nevis izsniedzami pēc visu iepirkumu noslēgšanās. Tas nepieciešams, lai uzraugam būtu iespējams veikt, t.s. “reāllaika” auditu – kad uzraudzība tiek veikta notiekošā procesa laikā, nevis pēc tā noslēgšanās.
- Bieži vien iestādēs ir savas iekšējās lietvedības sistēmas, kurās tiek nodrošināta dokumentu aprite un kam objektīvu iemeslu dēļ nav iespējams nodrošināt piekļuvi personām, kas nav attiecīgās iestādes darbinieki – piemēram, iepirkumu novērotājam. Tomēr tehniski apsvērumi nedrīkst kalpot kā atruna informācijas nesniegšanai. Institūcijām, kas piesaista neatkarīgu novērotāju no pilsoniskās sabiedrības, nepieciešams izstrādāt mehānismu, lai nodrošinātu uzraugam savlaicīgu un ērtu piekļuvi visai informācijai un dokumentiem. Piemēram, institūcija var nozīmēt vienu darbinieku, kas nekavējoties pēc dokumentu saņemšanas vai ievietošanas iekšējā sistēmā pārsūta tos visus novērotājam vai tml.
- Pilsoniskās sabiedrības organizācijai radīt mehānismu, kā iesaistīt plašāku sabiedrību – noskaidrot un sniegt iedzīvotājiem atbildes uz viņiem interesējošiem jautājumiem. Pilsoniskās sabiedrības organizācija iepirkumu uzraudzībā darbojas kā sabiedrības pārstāvis, tāpēc caur novērotāju būtu jārada iespēja plašākai sabiedrībai noskaidrot jautājumus, kas veicinātu atklātību un atbildību plašākas sabiedrības priekšā.
Vairāk informācijas: +371 67285585, ti@delna.lv.
DELNAS DALĪBA IEPIRKUMU UZRAUDZĪBĀ BIJA IESPĒJAMA PATEICOTIES ZIEDOTĀJIEM – PALDIES IKVIENAM KURŠ MŪS ATBALSTĪJA! JA ESAT PAR GODĪGU UN ATKLĀTU LATVIJU, LŪDZU, ATBALSTIET TURPMĀKU DELNAS PRO BONO DARBU!
