2024. gada rudenī biedrība “Sabiedrība par atklātību – Delna” (Delna) izstrādāja uzņēmumu godprātības pašnovērtēšanas rīku, kuru ikviens interesents var izmantot, lai novērtētu sava uzņēmuma atklātības un korupcijas novēršanas praksi. Rīku izstrādājām, lai sekmētu iniciatīvas “Nulles tolerance pret korupciju” mērķi – aicināt uzņēmumus ieviest un sekmēt atklātības principus, ieviest un publiskot pretkorupcijas politikas un procedūras uzņēmumā un uzņēmējdarbības vidē kopumā.
Šis rīks ļauj uzņēmumiem izvērtēt savu darbību atbilstību atklātības un ētikas standartiem, palīdzot identificēt iespējamās nepilnības, un veicināt godprātības un korupcijas novēršanas mehānismu uzlabošanu. Rīks kalpo kā būtisks instruments ilgtspējīgas un atklātas uzņēmējdarbības attīstībai.
Uzņēmuma efektivitāti nosprausto mērķu sasniegšanā var kavēt savlaicīgi neidentificēti riski, tostarp korupcijas un kukuļošanas iespējamība. Šie riski ne tikai ilgtermiņā ietekmē uzņēmuma reputāciju, bet arī noved pie ilgstošām tiesvedībām, sodiem un ierobežojumiem. Uzņēmuma procesu padziļināta izpēte nav tikai preventīvs pasākums, bet arī stratēģisks rīks konkurētspējas palielināšanai un ilgtspējīgas nākotnes veidošanai.
Delnas izstrādātā pašnovērtējuma rīka mērķis ir palīdzēt uzņēmumiem identificēt vājās vietas, uzlabot iekšējo procesu pārvaldību, kā arī uzturēt efektīvu saikni starp uzņēmuma stratēģiju un sabiedrības interesēm. Rīks ietver 36 testa jautājumus un aptver plašu jautājumu loku – no politiku un sistēmu izstrādes līdz darbinieku apmācībām un regulāriem auditiem. Šāds sistemātisks piegājiens ļauj ne tikai identificēt korupcijas riskus, bet arī nodrošināt, ka uzņēmuma darbība atbilst mūsdienu prasībām un starptautiskajiem biznesa godprātības (integritātes) standartiem.
Delna aicina izprast indikatoru būtību un norāda, ka to uzdevums ir veicināt un attīstīt uzņēmumu sapratni par iekšējiem procesiem un, kā šie procesi mijiedarbojas ar ārējiem sadarbības partneriem. Indikatori nav vērsti uz birokrātiskā sloga palielināšanu uzņēmumā, piemēram, nav novelkama vienādības zīme starp konkrētiem indikatoriem un nepieciešamību radīt katram atsevišķu iekšējo dokumentu. Pašnovērtējuma rīkā iekļautos indikatorus var apvienot vienā vai vairākos tematiskajos dokumentos, piemēram, dāvanu/viesmīlības politiku var skaidrot uzņēmuma Ētikas kodeksā.
Delna šajā rakstā publicē pašnovērtējuma rīka jautājumus un skaidrojumu, kāpēc konkrētais indikators ir svarīgs uzņēmuma iekšējās kontroles sistēmas izpētē un izveidē.
GODPRĀTĪBAS PAŠNOVĒRTĒŠANAS RĪKS UZŅĒMUMIEM
AIZPILDIET TESTU UN NOSKAIDROJIET, VAI JŪSU UZŅĒMUMS IR PASARGĀTS NO KORUPCIJAS RISKIEM. TESTA IZPILDĪŠANA AIZŅEM APTUVENI 10 MINŪTES.
PAŠNOVĒRTĒJUMA RĪKA JAUTĀJUMI
1.Vai ir publicēts uzņēmuma vadības paziņojums par uzņēmuma nostāju pret korupciju?
Uzņēmuma augstākā līmeņa vadība ir spēcīgākais virzītājs atklātam biznesam. Apstiprinot un publicējot uzņēmuma vadības “nulles tolerances” paziņojumu pret korupciju, tiek paaugstināta uzticība uzņēmumam darbinieku vidū, sadarbības partneriem un sabiedrībā kopumā.
2. Vai uzņēmuma komunikācijas stratēģijā ir iekļauti regulāri vadības līmeņa pasākumi nostājas pret korupciju paušanai?
Svarīgi ir ne tikai publicēt uzņēmuma vadības paziņojumu, bet arī uzturēt regulāru ārēju komunikāciju augstākās vadības līmenī par uzņēmuma nostāju korupcijas apkarošanā.
3. Vai korupcijas novēršana un godīga uzņēmējdarbība ir uzstādītas kā uzņēmuma ilgtspējīgas attīstības mērķi?
Korupcijas novēršana un godīga uzņēmējdarbība nav īstermiņa uzdevums, bet gan ilgtermiņa apņemšanās uzlabot uzņēmuma iekšējos procesus un veicināt vispārējās uzņēmējdarbības vides atklātību un godīgumu.
4. Vai uzņēmumam ir korporatīvās sociālās atbildības politika vai ilgtspējas politika?
Korporatīvās sociālās atbildības vai ilgtspējas politika ietver apņemšanos nodrošināt ilgtspējīgu attīstību un resursu saglabāšanu nākotnes paaudzēm, īstenojot atbildīgu uzņēmējdarbības praksi, rūpējoties par vides aizsardzību un izrādot atbildību pret sabiedrību kopumā.
5. Ja uzņēmums ziņo pēc CSR standarta, vai šajā pārskatā atklāj informāciju par ilgtspējas aspektiem?
CSR pārskatā ziņot par ilgtspējas aspektiem ir labā prakse, jo ļauj sabiedrībai un sadarbības partneriem uzzināt par gada laikā paveikto, lai uzlabotu uzņēmuma vides, ētisko, filantropisko un ekonomisko atbildību.
6. Vai uzņēmumam ir publicēta kukuļošanas un korupcijas novēršanas politika?
Publiskojot uzņēmuma pretkorupcijas un kukuļošanas novēršanas politikas, kā arī sniedzot skaidrojumu par šo politiku un procedūru īstenošanu ikdienā, uzņēmums veicina izpratni par tā reālu rīcību kukuļošanas un korupcijas novēršanā.
7. Vai uzņēmumam ir kukuļošanas un korupcijas novēršanas sistēma?
Politika no sistēmas atšķiras ar to, ka politika ir vispārēji uzstādījumi un vadlīnijas, pēc kurām uzņēmums orientējas kukuļošanas un korupcijas novēršanā, savukārt, sistēmas ir konkrēti procesi, kas ir ieviesti uzņēmumā, lai identificētu un novērstu korupcijas riskus, kā arī uzraudzītu ikdienas procesus.
8. Vai uzņēmums identificē un regulāri pārskata kukuļošanas un korupcijas riskus?
Uzņēmumi nepārtraukti attīstās, tiek ieviesti jauni procesi, jauni amati, kuri ietekmē lēmumu pieņemšanas procesus vai darbības. Šie jaunie procesi var ietekmēt kukuļošanas un korupcijas riskus, attiecīgi, tos ir nepieciešams regulāri pārskatīt un atjaunināt.
9. Vai kukuļošanas un korupcijas riski ir iekļauti vispārējā risku pārvaldības sistēmā?
Kukuļošanas un korupcijas riskus vajadzētu integrēt kopējā uzņēmuma risku analīzē un pārvaldībā, lai novērstu sistēmas fragmentāciju un nodrošinātu kvalitatīvu vispārējo risku ietekmes novērtējumu uz procesiem.
10. Vai uzņēmums regulāri pārskata kukuļošanas un korupcijas novēršanas sistēmas integritāti?
Kukuļošanas un korupcijas novēršanas sistēma sastāv no dažādiem elementiem, kuru savstarpējā integritāte (piemēram, ētikas kodekss un finanšu procesu dokumentācija) nosaka, vai sistēma tiek stiprināta vai vājināta.
11. Vai uzņēmuma vadība iesaistās regulārā uzņēmuma pretkorupcijas sistēmas pārskatīšanā?
Uzņēmuma vadības iesaiste regulārā pretkorupcijas sistēmas pārskatīšanā uztur uzņēmuma ētikas standartus, stiprina atklātību un nodrošina efektīvu risku pārvaldību.
12. Vai uzņēmumā ir pienācīgu pārbaužu (due dilligence) politika attiecībā pret sadarbības partneriem (t.sk. preču un pakalpojumu piegādātājiem)?
Pienācīgu pārbaužu politika ļauj laicīgi identificēt iespējamās problēmas, pirms tās ietekmē uzņēmuma darbību, tādējādi novēršot finansiālus zaudējumus un kaitējumu reputācijai.
13. Vai uzņēmumam ir strukturēti lēmumu pieņemšanas procesi?
Strukturēti lēmumu pieņemšanas procesi nodrošina to, ka samazinās iespēja pieņemt lēmumus konkrētu personu vai uzņēmumu interesēs, nodrošina to izsekojamību.
14. Vai uzņēmumā ir finanšu procesu dokumentācija?
Kvalitatīva finanšu procesu dokumentācija uzņēmumā veicina labāku kontroli pār uzņēmuma naudas plūsmām un samazina iespēju nelikumīgām darbībām vai kļūdām.
15. Vai uzņēmumam ir publiskota organizatoriskā struktūra (t.sk. akcionāri, meitas uzņēmumi) ar norādītām atbildībām?
Organizācijas struktūras publiskošana veicina izpratni par uzņēmuma pārvaldības struktūru. Skaidri noteikta organizācijas struktūra palīdz ieinteresētajām pusēm saprast, kā tiek pieņemti lēmumi un kuri vadītāji vai departamenti ir atbildīgi par konkrētām jomām.
16. Vai uzņēmumā tiek regulāri veiktas apmācības par uzņēmuma kukuļošanu un korupcijas novēršanas politiku un sistēmu?
Uzņēmumā regulāri jāveic interaktīvas apmācības (piemēram, diskusijas, izspēles, situāciju risināšanas u.c.) par uzņēmuma kukuļošanas un korupcijas novēršanas politiku un sistēmu, lai darbiniekos veidotu uz praktiskiem piemēriem balstītu izpratni un spēju atpazīt un novērst potenciālos pārkāpumus ikdienas darbā.
17. Vai uzņēmums nodrošina visu kukuļošanas un korupcijas gadījumu iekšēju izmeklēšanu?
Uzņēmumam vajadzētu nodrošināt VISU korupcijas gadījumu izmeklēšanu, nepieciešamības gadījumā piesaistot attiecīgās tiesībsargājošās iestādes. Arī nelieli korupcijas gadījumi spēcīgi ietekmē uzņēmuma reputāciju, graujot tā uzticamību gan sadarbības partneru, gan sabiedrības acīs.
18. Vai par notikušo kukuļošanas un korupcijas gadījumu izmeklēšanas rezultātiem tiek informēta uzņēmuma augstākā vadība?
Augstākajai vadībai ir svarīgi būt informētiem par jebkuriem kukuļošanas un korupcijas gadījumiem uzņēmumā, lai varētu pilnvērtīgi izsvērt nepieciešamo rīcību uzņēmuma stratēģiskās vadības līmenī (piemēram, nepieciešamās strukturālās/procesu izmaiņas, papildus resursu alokāciju u.c.).
19. Vai uzņēmums veic notikušo kukuļošanas un korupcijas gadījumu uzskaiti?
Uzņēmumā ir svarīgi veidot kukuļošanas un korupcijas gadījumu uzskaiti, lai, pamatojoties uz statistikas datiem, pilnveidotu iekšējos procesus.
20. Vai uzņēmumam ir konkurences pārvaldības politika?
Konkurences pārvaldības politika tiešā veidā ietekmē to, kā uzņēmums mijiedarbojas ar sadarbības partneriem. Šajā dokumentā arī jābūt iekļautiem spēcīgiem kukuļošanas un korupcijas novēršanas mehānismiem.
21. Vai uzņēmumam ir ziedošanas politika?
Nepārskatāma ziedojumu politika ir viens no spēcīgākajiem kukuļošanas un korupcijas riska faktoriem uzņēmumā. Ziedojumu politika jāpublicē, lai visiem interesentiem būtu skaidri uzņēmuma iekšējie lēmumu pieņemšanas procesi un nostādnes ziedojumu veikšanai. Labā prakse ir regulāri (vismaz reizi gadā) publicēt informāciju par uzņēmuma veiktajiem ziedojumiem un, ja iespējams, tad to izlietojumu no ziedojuma saņēmēju puses.
22. Vai uzņēmumam ir sponsorēšanas politika?
Nepārskatāma sponsorēšanas politika ir viens no spēcīgākajiem kukuļošanas un korupcijas riska faktoriem uzņēmumā. Sponsorēšanas politika jāpublicē, lai visiem interesentiem būtu skaidri uzņēmuma iekšējie lēmumu pieņemšanas procesi un nostādnes sponsorēšanai. Labā prakse ir arī regulāri (vismaz reizi gadā) publicēt uzņēmuma veikto sponsorēšanu un tam piekrītošās sponsorējuma izlietojuma atskaites.
23. Vai uzņēmumam ir dāvanu/viesmīlības politika?
Uzņēmuma dāvanu/viesmīlības politikas publicēšana ļauj sadarbības partneriem un sabiedrībai kopumā izprast uzņēmuma nostāju attiecībā uz dāvanu pieņemšanu un viesmīlību, tādējādi veicinot uzticību, samazinot reputācijas riskus un veicinot kvalitatīvu sadarbību ar partneriem ikdienā.
24. Vai uzņēmumam ir komandējumu politika?
Uzņēmuma komandējuma politika ir svarīgs korupcijas un interešu konfliktu novēršanas rīks. Tā publicēšana ļauj sadarbības partneriem izprast uzņēmuma procesus attiecībā uz nosūtījumiem komandējumos un ar to saistīto izmaksu apmaksu.
25. Vai uzņēmuma bonusu politika ir iekļauta korupcijas risku izvērtējumā?
Uzņēmuma bonusu politika var netiešā veidā veicināt kukuļdošanu. Piemēram, aicinot darbiniekus sacensties savā starpā par prēmiju, nosakot, ka to saņems tas, kurš noslēgs noteiktu skaitu līgumu,. var netieši veicināt darbinieku negodprātīgu rīcību šo mērķu sasniegšanā.
26. Vai uzņēmumā tiek veidota izpratne par pārrobežu kukuļošanu?
Arī gadījumos, kad uzņēmums aktīvi nepiedalās importa/eksporta procesos, ir svarīgi informēt un apmācīt darbiniekus par pārrobežu kukuļošanu, lai paaugstinātu viņu kompetenci un izpratni par šādu gadījumu iespējamību un sagaidāmo rīcību.
27. Vai uzņēmumā ir izstrādāts un ieviests Ētikas kodekss?
Uzņēmuma darbinieku (t.sk. valdes locekļu) ētikas kodekss ir viens no pamatdokumentiem, kuru ieviešot un nostiprinot tiek veidota uz godīgumu, atklātību un atbildību balstīta uzņēmuma darbības iekšējā un ārējā vide.
28. Vai uzņēmumā ir ieviesta Trauksmes celšanas sistēma?
Trauksmes celšanas sistēma ļauj uzņēmumam savlaicīgi uzzināt par jau veiktiem pārkāpumiem vai veikt darbības, lai novērstu pārkāpumus pirms to izdarīšanas. Darbinieku iekšējie ziņojumi var novērst ne tikai pārkāpumus, kas rada zaudējumus uzņēmumā iekšēji, bet arī ārēji, piemēram, novērst vides piesārņojumu, draudus uzņēmuma reputācijai u.c.
29. Vai uzņēmumā notiek regulāras apmācības par Trauksmes celšanas sistēmas lietošanu?
Apmācībām vajadzētu iekļaut praktiskus piemērus par iespējamiem gadījumiem, kāda ir sagaidāmā rīcība no darbinieku puses un, kā praktiski lietot Trauksmes celšanas sistēmu.
30. Vai Trauksmes celšanas sistēma tās ieviešanas fāzē vai pēc tās ieviešanas ir tikusi testēta?
Trauksmes celšanas sistēmu nepieciešams regulāri testēt, lai pārliecinātos par to, vai ieviestie procesi ļauj efektīvi un atbilstoši normatīvo aktu prasībām apstrādāt ienākušo informāciju.
31. Vai uzņēmumam ir interešu pārstāvības (lobēšanas) politika (ar kontroles mehānismiem)?
Uzņēmuma interešu pārstāvības politika veicina atklātību par uzņēmuma dalību dažādās organizācijās, kā arī tās interešu pārstāvības virzieniem un darbībām, kas tiek veiktas, lai to pārstāvētu.
32. Vai uzņēmumā ir iepirkumu procesu politika, kurā ir atrunāta rīcība interešu konflikta gadījumā?
Iepirkumu procesu politikas publicēšana ir uzņēmuma apņēmība ievērot atklātību dažādos iepirkumos un ar tiem saistītajos procesos.
33. Vai uzņēmums veic regulāras apmācības darbiniekiem par ārējo komunikāciju, t.sk. Interešu pārstāvības jautājumiem?
Darbiniekiem ir nepieciešams veidot izpratni par to, ka arī neesot oficiālam uzņēmuma ārējās komunikācijas pārstāvim (šādai pārstāvībai neietilpstot darba pienākumos), pastāv gan formālas, gan neformālas situācijas, kurās viņu veiktā komunikācija var tikt uzskatīta par uzņēmuma interešu pārstāvību.
34. Vai uzņēmumam ir interešu konflikta novēršanas politika?
Interešu konflikti var rasties, piemēram, tuviem radiniekiem strādājot vienam otra pakļautībā un pieņemot lēmumus attiecībā uz padotībā esošo personu (atvaļinājumu piešķiršana, komandējumu apstiprināšana u.c.).
35. Vai uzņēmums publicē savā mājaslapā patiesos labuma guvējus?
Patiesie labuma guvēji jāiekļauj arī meitas/mātes uzņēmumu struktūru ietvaros.
36. Vai uzņēmums publiski informē par to, kā uzrauga valsts-privātā sektora “virpuļdurvju principa” ievērošanu personāla politikā?
Riski ir saistīti ar personu pāreju no valsts amatiem uz privāto sektoru. Uzņēmums publiski informē par to, kā uzrauga iespējamos interešu konfliktus šajos gadījumos (piemēram, ieviešot “atdzišanas periodu” pirms darbinieks var uzņēmuma vārdā risināt sarunas ar savu bijušo darba vietu).
Šis raksts ir tapis projektā “Godprātības pašnovērtējuma rīks uzņēmumiem”, kuru finansiāli atbalsta Zviedru institūts. Par raksta saturu atbild biedrība “Sabiedrība par atklātību – Delna” un tas ne vienmēr atspoguļo finansētāja viedokli.
